大抵のメーラーにはフィルタの機能があります。任意の条件を設定することで、自動でメールの処理をするものです。例えば、受信と同時にゴミ箱へ直行させたり、指定の受信箱(フォルダ)に移動させたりできます。
普段よく使うメールはGmail。ブラウザで見れるのが便利です。ところが、いろんなサービスやメルマガなどに登録してると、受信フォルダがとんでもなく煩雑なものになり(ジャンクなメールと大事なメールが混在してしまい..) フィルタを使わって管理するようになりました。学習です。フィルタをガチガチに登録したので、スッキリしました。こういう管理の仕方でGTDになるんじゃないかと。
検索枠付近にある「フィルタを作成」をクリックします。すると、下のような画面が表示されます。
差出人のところに、@マーク以下を書いたり、あるいは差出人の名称を入力します。たとえば、「hogehoge株式会社 info@hogehoge.com」というメールにフィルタをかけたい場合は、「hogehoge株式会社」か「hogehoge.com」を差出人の所に入力すればOK。これで登録すると、order@hogehoge.comもフィルタにかかることになりますね。
メーリングリストをフィルタにかけたい時は、「宛先」にhogehoge@ml.comなど入力すると適用されると思います。キーワードを追加することで、さらに細かくフィルタをかけることができます。添付もチェックできるので、ある差出人の添付があるメールだけに対してフィルタをかけることも簡単ですね。
フィルタを作成したら、「次のステップ」に行く前に、「フィルタ テスト」をしておきます。これで、作成したフィルタが動くか確認をします。Gmailのフィルタについてざっくりと書きましたが、他のメーラーでも(フィルタという表現かどうかは分かりませんが、)ルールを設定できると思いますので、作ってみてはいかがでしょうか。Hotmailでもあるくらいですので。
特性や共通属性をみつけて、それぞれを管理する。
フィルタをかけて、受信のメインフォルダをすっきり。さくさく仕事。